Tratamiento de Datos Personales

POLÍTICA PARA TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS

IMPLEMENTACIÓN DE LA LEY DE DATOS PERSONALES

(LEY 1581 DE 2012 REGLAMENTADA POR EL DECRETO 1377 DE 2013)

TÍTULO I

MARCO GENERAL

IBACAS CONSULTORES S.A.S., está comprometido con el respeto y garantía de los derechos de los ciudadanos, clientes, empleados, contratistas y terceros en general, por eso adopta el siguiente manual de políticas y procedimientos de tratamiento de Información de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación y transferencia de esa información.

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento para nuestra Empresa, en calidad de responsable, así como de todos los terceros que obran en nombre de la misma o que sin actuar en nombre de IBACAS CONSULTORES S.A.S., tratan datos personales por disposición de Ésta como encargados.

Tanto el responsable como encargados, entiéndase, empleados, contratistas y terceros deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones y/o actividades aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, se comprometen a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

Cualquier incumplimiento de las obligaciones y en general de las políticas contenidas en este documento, debe ser reportado a Gerencia de IBACAS CONSULTORES S.A.S.

1. ANTECEDENTES LEGALES

Conforme al desarrollo normativo histórico, se tiene que las siguientes normas y decisiones judiciales conforman el marco legal para la expedición del presente manual:

Constitución Política de 1991 artículos 15 del Habeas Data, 20 y 74 sobre acceso a la información Personal.

Ley 1266 del 31 de diciembre de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros países y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Reglamentario 1727 del 15 de Mayo de 2009 “Por el cual se determina la forma en la cual los operadores de los bancos de datos de información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países, deben presentar la información de los titulares de la información.”

Ley 1581 del 17 de Octubre 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”.

Decreto Reglamentario 1377 del 27 de Junio de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”

Ley 1712 del 6 de Marzo de 2014 ““Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones”.

Decreto Reglamentario 103 de 2015 ““Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”

Sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1266 de 2008 y C-748 de 2011 mediante la cual se estudia la exequibilidad de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

2. DEFINICIONES

Conforme a las definiciones dadas en los antecedentes legales expuestos, se tienen como definiciones básicas de los conceptos que implican el manejo de datos personales, los siguientes:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza intima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento y divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas, o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

Dato privado: Es el dato que por su naturaleza intima o reservada solo es relevante para el titular.

Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Tratamiento: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los responsables y/o encargados del tratamiento generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen.

Información pública: Es toda información que el responsable y/o encargado del tratamiento, genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.

Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en la ley.

Información pública reservada: Es aquella información que estando en poder de un sujeto responsable en su calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos.

Documento de Archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos.

3. PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación del Tratamiento de Datos Personales por parte de IBACAS CONSULTORES S.A.S. se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios de conformidad con lo dispuesto en el artículo 4º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de Datos Personales por parte de IBACAS CONSULTORES S.A.S. es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en el presente Manual y en la Constitución, la ley y la decisiones judiciales adoptadas por el Estado Colombiano;

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de IBACAS CONSULTORES S.A.S. debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de IBACAS CONSULTORES S.A.S.en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de ley y la Constitución.

En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por IBACAS CONSULTORES S.A.S. se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

Principio de facilidad en el acceso: Los responsables del tratamiento deberán facilitar el ejercicio del derecho de acceso a la información, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo.

Principio de no discriminación. De acuerdo al cual el responsable del tratamiento de datos deberá entregar información a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones, sin hacer distinciones arbitrarias.

Principio de gratuidad: Según el cual, el acceso a la información es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.

Principio de celeridad: Este principio busca la agilidad en el trámite y la gestión administrativa.

4. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

De acuerdo a lo reglamentado en las normas que desarrollan el tratamiento de Datos Personales, existe una categorización de datos que requieren, por su naturaleza o por la condición de su titular, un manejo especial por parte de los Encargados o Responsables del tratamiento.

Este acápite, describe que datos considerará IBACAS CONSULTORES S.A.S. deban dársele un tratamiento especial y como será dicho tratamiento.

Definición de Datos Sensibles:

Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Tratamiento de Datos Sensibles

En términos generales se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, exceptuando los casos cuando:

a) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

c) El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.

d) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes

De acuerdo a lo establecido en el artículo 12 de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública y que cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Todo responsable y encargado involucrado en el Tratamiento de los Datos Personales de Niños, Niñas y Adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

5. CONDICIONES DE SUMINISTRO DE LA INFORMACIÓN REGISTRADA Y ADMINISTRADA POR IBACAS CONSULTORES S.A.S.

La información y datos personales que reúnan las condiciones establecidas por la ley y las demás normas que la desarrollan podrán suministrarse a las siguientes personas:

a) A los titulares o sus representantes legales.

b) A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

c) A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

6. EXCEPCIONES DE ACCESO A LA INFORMACIÓN

El acceso a datos personales corresponde a una excepción de acceso a la información pública Nacional enmarcada en el título III de la Ley 1712 de 2014.

Información exceptuada por daño de derechos a personas naturales o jurídicas:

Hace alusión a toda aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar daño a derechos como la intimidad, la vida, la salud y la seguridad.

Información exceptuada por daño a los intereses públicos:

Se refiere a aquella información pública reservada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional.

• La defensa y seguridad nacional.

• La seguridad pública.

• Las relaciones internacionales.

• La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el caso.

• El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales.

• La administración efectiva de la justicia.

• Los derechos de la infancia y la adolescencia.

• La estabilidad macroeconómica y financiera del país.

• La salud pública.

Divulgación parcial:

En aquellas circunstancias en que la totalidad de la información contenida en un documento no esté protegida por una excepción legal, deberá hacerse una versión publica que mantenga reserva únicamente de la parte indispensable, a efectos de garantizar el acceso a la información y al mismo tiempo, proteger debidamente los datos personales del titular.

TITULO II

DERECHOS, DEBERES, AVISO DE PRIVACIDAD Y CRITERIO DIFERENCIAL

1. DEBERES DE IBACAS CONSULTORES S.A.S.

IBACAS CONSULTORES S.A.S., actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, deberá:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular, para el uso y tratamiento de los datos personales.

Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten, en virtud de la autorización otorgada.

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste, se mantenga actualizada.

Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.

Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

Tramitar las consultas y reclamos formulados.

Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y para la atención de consultas y reclamos.

Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Registrar en la base de datos respectiva, la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.

Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Cuando no sea posible poner a disposición del titular la Política de Tratamiento de la Información, IBACAS CONSULTORES S.A.S. informará por medio de un Aviso de Privacidad sobre la existencia de tales políticas.

2. AVISO DE PRIVACIDAD.

El Aviso de Privacidad se expedirá en medios físicos, electrónicos o en cualquier otro formato, en donde se ponga a disposición del titular de los datos, además de la existencia de políticas de tratamiento de datos, la forma de acceder a ellas y la finalidad que se pretende dar a la información; el aviso se enviará al correo electrónico o dirección física cuando se disponga de dicha información. En caso contrario, se publicará en la página web de la entidad en documento dirigido al titular de los datos.

a) Contenido del Aviso de Privacidad:

1. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento.

2. El tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

3. Los derechos que le asisten al titular.

4. Los mecanismos dispuestos por la entidad para que el titular conozca la Política para el Tratamiento de Datos Personales y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad.

5. Información sobre consulta y acceso a la Política para el Tratamiento de Datos Personales.

6. Cuando se trate de la recolección de datos personales sensibles, el Aviso de Privacidad deberá señalar expresamente el carácter facultativo para atender las preguntas relacionadas con este tipo de datos.

3. CRITERIO DIFERENCIAL DE ACCESIBILIDAD.

Con el objeto de facilitar que las poblaciones especificas accedan a la información que particularmente las afecte, los sujetos responsables del tratamiento, divulgarán la información pertinente en diversos idiomas y lenguas y, a su vez, elaborarán formatos alternativos comprensibles para grupos diferenciales, asegurando el acceso a esa información a los distintos grupos étnicos y culturales del país, así como a la adecuación de los medios de comunicación, para facilitar y garantizar el acceso a personas en situación de discapacidad.

TITULO III

POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

IBACAS CONSULTORES S.A.S.actuará como responsable del tratamiento de los datos personales y hará uso de los mismos únicamente para las finalidades para las que se encuentra facultado, especialmente las señaladas en el título “Modo en que se utiliza la información” de la presente política y sobre la base de la ley y la normatividad vigente.

a) Datos de identificación del responsable del tratamiento:

NOMBRE: IBACAS CONSULTORES S.A.S.

DIRECCIÓN: Carrera 23 # 20-52 Oficina 1905

CIUDAD: Bucaramanga, Santander

TELÉFONO: (+57) 3168660641 – 3008563128 – 3148020885

CORREO: contacto@ibacasconsultores.com ó gerencia@ibacasconsultores.com

PORTAL WEB: http://ibacasconsultores.com/

b) Canales de servicio:

Escrito:

– Carrera 23 # 20-52 Oficina 1905, Bucaramanga, Santander

– Correo electrónico contacto@ibacasconsultores.com o gerencia@ibacasconsultores.com

– Formulario PQR ubicado en el portal http://ibacasconsultores.com/

Presencial:

– Carrera 23 # 20-52 Oficina 1905, Bucaramanga, Santander.

Telefónico:

– (+57) 3168660641 – 3008563128 – 3148020885

Virtual (Asesoría en Línea):

– http://ibacasconsultores.com/

c) Autorización para el manejo de datos.

Se tendrá como texto del aviso de autorización de manejo de datos el siguiente:

Para facilitar la implementación y el cumplimiento de dicha ley, el Gobierno Nacional expidió el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013, en el que se regula expresamente la autorización del Titular de información para el Tratamiento de sus datos personales.

IBACAS CONSULTORES S.A.S., como responsable y/o como encargada del tratamiento de datos personales, requiere obtener su autorización para que de manera libre, previa, expresa, voluntaria y debidamente informada, permita a todas las dependencias directas de la Entidad recaudar, almacenar, usar, circular, suprimir, procesar, compilar, intercambiar, dar tratamiento, actualizar, compartir, transmitir y/o transferir y disponer de los datos que han sido suministrados y que se suministren y que se han incorporado o se incorporen en distintos archivos, bases o bancos de datos o en repositorios electrónicos de todo tipo con que cuenta IBACAS CONSULTORES S.A.S.

IBACAS CONSULTORES S.A.S. en los términos dispuestos por el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 queda autorizada de manera expresa e inequívoca para mantener y manejar toda su información, a no ser que usted le manifieste lo contrario de manera directa, expresa, inequívoca y por escrito dentro de los treinta (30) días hábiles contados a partir de la recepción de la presente comunicación a la cuenta de correo electrónico dispuesta para tal efecto contacto@ibacasconsultores.com, en la línea telefónica número (+57) 3168660641 – 3008563128 o a través de página web http://ibacasconsultores.com/ quienes atenderán las quejas, reclamos o sugerencias en los mismos horarios de atención al público en general.

2. INFORMACIÓN QUE SE RECOPILA

IBACAS CONSULTORES S.A.S. recolecta información y datos personales en el momento en que son ingresados en el sistema de peticiones, quejas y reclamos, en las cuales el titular informa libremente sus datos personales, principalmente los relacionados con su nombre, tipo y número de documento de identidad, dirección de domicilio, dirección de correo electrónico, número telefónico de contacto, entre otros.

Adicionalmente, IBACAS CONSULTORES S.A.S. administra los datos registrados a través del Sistema de Información, el cual contiene información de carácter institucional, como las historias laborales, contratistas, registros de clientes y proveedores de la empresa.

Por otra parte IBACAS CONSULTORES S.A.S. maneja en su base de datos de la Gerencia, toda la información del personal de la Empresa tendiente a la actualización, manejo y control de novedades de nómina de IBACAS CONSULTORES S.A.S.

Así mismo, IBACAS CONSULTORES S.A.S. por razones de seguridad, almacena, conserva y administra de manera temporal, las imágenes captadas por las cámaras de seguridad ubicadas en las Instalaciones de las oficinas principales y/o sedes o sucursales adscritas a la misma.

IBACAS CONSULTORES S.A.S. podrá solicitar información adicional (sensible), la cual podrá ser suministrada por parte del titular de manera libre y voluntaria.

3. MODO EN QUE SE UTILIZA LA INFORMACIÓN

Previa autorización del titular de los datos personales, le permitirá a IBACAS CONSULTORES S.A.S. darle el siguiente tratamiento:

a) Para los fines administrativos propios de la empresa.

b) Dar tratamiento y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos, denuncias, sugerencias y/o felicitaciones presentados a la empresa.

c) Alimentar el Sistema de Información propio.

d) Adelantar encuestas de satisfacción.

f) Envío de información de interés general.

g) Para manejo de la seguridad de las Instalaciones de la Empresa.

La información y datos personales suministrados por el titular de los mismos, podrán ser utilizados por IBACAS CONSULTORES S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos, para el desarrollo de las funciones propias de la entidad.

Cualquier otro tipo de finalidad que se pretenda dar a los datos personales, deberá ser informado previamente, en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización otorgada por el titular del dato, según sea el caso, y siempre teniendo en cuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales, establecidos por la Ley, el presente documento y las demás normas que desarrollen la materia.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos frente IBACAS CONSULTORES S.A.S.:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a IBACAS CONSULTORES S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a IBACAS CONSULTORES S.A.S. en su condición de Responsable del Tratamiento.

c) Ser informado por IBACAS CONSULTORES S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

e) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5. MEDIOS Y ACCIONES PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS

a) Autorización:

IBACAS CONSULTORES S.A.S. solicitará a más tardar en la recolección de la información, autorización del titular para el uso y tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley; dicha autorización deberá estar contenida en un documento físico o electrónico.

Autorización para el Tratamiento de datos personales sensibles.

La recolección, uso y tratamiento de datos sensibles está prohibido, a excepción de los casos señalados por la ley; cuando el tratamiento sea posible, se deberá:

1. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.

2. Informar al titular previamente y de forma explícita, los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, los datos sensibles que serán objeto de tratamiento, y la finalidad del tratamiento, así como obtener del titular su consentimiento expreso.

b) Revocatoria de la autorización.

El titular de los datos personales podrá en todo momento solicitar a IBACAS CONSULTORES S.A.S. la revocatoria de la autorización otorgada, mediante la presentación de un reclamo.

La revocatoria de la autorización no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la(s) base(s) de datos de la Entidad.

Si vencido el término legal para atender el reclamo, IBACAS CONSULTORES S.A.S. no ha eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización.

c) Consultas:

Los titulares, sus causahabientes o representantes podrán consultar la información personal del titular que repose en cualquier base de datos por lo que IBACAS CONSULTORES S.A.S. como responsable del tratamiento, suministrará a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

IBACAS CONSULTORES S.A.S. garantiza los medios de comunicación electrónica para la formulación de consultas, los cuales serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas y reclamos administrado por los funcionarios de la Entidad dispuestos para la atención de las solicitudes externas.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

De cumplirse el término sin que sea posible atender la consulta, IBACAS CONSULTORES S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos, informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

d) Reclamos:

Los titulares o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley y demás normas que la desarrollan, podrán presentar un reclamo que será tramitado bajo las siguientes reglas:

Contenido:

• Identificación del titular del dato.

• Descripción precisa de los hechos que dan lugar al reclamo.

• Datos de notificación, dirección física y/o electrónica.

• Los demás documentos que se quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El reclamo será atendido en quince (15) días hábiles como máximo, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

Si no fuere posible atender el reclamo dentro del término establecido, IBACAS CONSULTORES S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual no podrá superar a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

e) Derecho de Acceso a los Datos

IBACAS CONSULTORES S.A.S. garantizará el derecho de acceso a los datos personales una vez se haya verificado la identidad del titular, su causahabiente y/o representante, poniendo a disposición de éste, los respectivos datos personales.

Para tal efecto se garantiza el establecimiento de medios y mecanismos electrónicos y/o presenciales sencillos y con disponibilidad permanente, los cuales permitan el acceso directo del titular a los datos personales, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad o en el Formato de Autorización para el tratamiento de datos personales.

f) Actualización y Rectificación de Datos

IBACAS CONSULTORES S.A.S. como responsable del tratamiento de los datos, deberá rectificar y actualizar a solicitud del titular toda información que de éste resulte ser incompleta o inexacta. Para estos efectos, el titular o su causahabiente y/o representante, señalará las actualizaciones y rectificaciones a que dieran lugar, junto a la documentación que soporte su solicitud.

IBACAS CONSULTORES S.A.S. habilitará los medios electrónicos existentes en la Entidad encaminados a garantizar este derecho que serán los mismos utilizados para la recepción y atención de peticiones, quejas y reclamos.

g) Supresión de datos

Los Titulares podrán en todo momento y cuando consideren que los datos no están recibiendo un tratamiento adecuado o los mismos no son pertinentes o necesarios para la finalidad para la cual fueron recolectados, solicitar a IBACAS CONSULTORES S.A.S. la supresión de sus datos personales mediante la presentación de un reclamo.

No obstante, la solicitud de supresión de datos no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o la supresión de los datos represente un impedimento en actuaciones administrativas o judiciales relacionadas a obligaciones fiscales, investigación de delitos o actualización de sanciones administrativas.

Si vencido el término legal respectivo, no se han eliminado los datos personales, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la supresión de los datos personales.

6. SEGURIDAD Y RESPONSABILIDADES

a) Persona o grupo responsable de la Atención de Peticiones, Consultas, Reclamos y Denuncias

El Área encargada de atender las Quejas, Reclamos, Consultas y Denuncias sobre el tratamiento de datos personales es la Dirección de IBACAS CONSULTORES S.A.S., ubicada en la Carrera 23 # 20-52 Oficina 1905, Bucaramanga, Santander, de 8:00 a.m. a 12m y de 2:00 pm a 4:00 p.m., en el teléfono (+57) 3168660641 – 3008563128 – 3148020885, al correo contacto@ibacasconsultores.com o en la página web de la Entidad http://ibacasconsultores.com/

b) Seguridad de la Información

IBACAS CONSULTORES S.A.S. garantiza el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los datos personales y demás información sujeta a tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c) Vigencia y Aviso de Posible Cambio Sustancial en las Políticas de Tratamiento

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales rige a partir de la fecha de su adopción, se divulgará a través del portal institucional, y estará sujeto a actualizaciones en la medida en que se modifiquen o se dicten nuevas disposiciones legales sobre la materia.

Cuando se cumplan estas condiciones, IBACAS CONSULTORES S.A.S. informará a los titulares de los datos personales, sus causahabientes o representantes, las nuevas medidas dictadas sobre la materia, antes de implementar las nuevas políticas. Además, deberá obtener del titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.